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首先，简单说明一下什么是实物档案，通俗讲就是看的见摸得着；它能够反映相关单位和部门职能活动及历史事件, 具有保存价值的物品。包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌厦等。

实物档案存在的问题：

传统档案工作环节重复 由于实物载体众多，为方便管理首先要进行分类，针对不同实物载体采取管理方式也不同，这种情况下，一方面加大了档案检索的难度;另方面档案可能会出现损坏和报废的情况，导致档案资料的丢失。

资金成本高 对于人力资源的需求巨大，资金投入巨大，呈现工作巨大，而且存在着大量的重复劳动。与常规的文书档不同，实物档案对于存储环境有看更加严的要求。为了提高管理效率、对档案进行行保护需要购买专门的存储设备，在这种情况下采购设备会导致成本的增加。

实物档案数字化的意义 利用专业的档案管理系统，将实物档案转化为数字化信息，实现相应的当案采集。例如，照片、证书等档案，可以利用扫播仪等设备，将收集到的资料扫描到档案系统中，同时对其进行备份保存，实现档案数字化管理。

即使数据损坏丢失，只需要再次采集即可，不会损坏原来的实物。实现教据资料的网上采集，然后对采集到的所有信息进行分类归档，与传统数据采集方式相比，数字化采集可以更好的提高资源的利用价值。