档案数字化是一个系统工程，无论从档案的浩瀚数量还是从利用需求
档案数字化是一项系统工程，无论是从档案数量的庞大，还是利用需求、成本核算的角度，都不可能一蹴而就。分级优先原则要求从需求牵引和成本效益原则出发，对数字化工作进行优化，优选数字化对象，根据需要，区分轻重缓急，分阶段、分批次地进行总体战略规划，全面落实《全国档案信息化建设规划纲要》中的各项指示精神：档案数字化建设要“以实际需要为前提，分阶段、分步骤地进行”。
第一，必须明确分级优先的双重含义。品鉴过程中的层次优先包含两个含义，两个工作内容：
首先要明确哪些档案是数字化的对象。可以被称为第一层或第一层，也可以被称为鉴别分层，从鉴定工作内容的角度来说。
第二，在已确定的范畴内确定优先实施数字化的对象；从工作内容的角度来看，也可以称之为优选分层，即二次分层。
应明确分级优先的依据；对于分层识别(区分哪些档案值得数字化)，通常基于以下两个主要标准：
区分档案的利用情况，优先选用利用频繁的档案。其中，档案数字化最重要也是较直接的测量手段，即档案的驱动和牵引作用。一般而言，基于对档案利用情况的调查和评估，一般优先考虑利用高的档案，将其归入数字化的范围，而不是归入利用低的档案。必须指出，数字化的对象不仅包括历史档案，而且还包括没有电子版本的高利用率的现有文件。
区分档案价值，优选珍贵档案；也就是说：从保存原件的角度，对档案进行筛选，重点是具有特殊珍藏价值或年代久远、保管条件差、特别濒危、利用价值显著的珍贵档案。有些学者认为，应以数字化为契机，重新鉴定现有档案，剔除已过期、无保存价值的档案，减少重复归档，优选急需保护的原始资料，特别是孤本。
对于优选层次(决定哪些档案优先数字化)，笔者认为应把握以下“五个优先”。
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