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与传统的档案管理相比，档案数字化具有不可替代的优势：

一是提高经济效益。

在过去，一直采用广泛的模式，即增加办公人员，办公成本作为解决这一问题的一种方法，导致管理成本显著增加。此外，数字管理文件将传统的纸质信息对象转化为机器阅读文件，不仅节省了存储成本，节省了占用空间，而且更方便查阅，避免了重复印刷材料造成的纸张和人员浪费。

二是提高办公效率。

数字文件管理，使信息能够及时归档，并尽快提供和使用。例如，组织部门、任命干部、晋升干部，都需要详细、准确的档案信息。档案数字化管理可以提供详细、及时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字文件管理使查询数据非常简单，因此办公室人员可以在不离开家的情况下了解世界上的重大事件。由于信息的超空间流动，数字文件实际上已经成为“无壁界档案”，档案基本由文件实体管理转变为信息控制中心，使用方便。

三是加强对档案原稿的保护。

实现纸质文件电子化后，档案的使用更加安全，实现了电子化。特别是对于历史悠久的档案材料，数字化处理无疑是更好的保护。此外，经过数字处理后，可以避免篡改一些文件。