实物档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。注:实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等（图例如下）。
实物档案怎么进行数字化处理呢？
就是采用拍摄、扫描等方式对实物档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件,并按照实物档案的内在联系,建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。前期工作依据《中华人民共和国档案行业标准》—DAT 89-2022实物档案数字化规范进行归档整理。
一、实物档案出库流程
1.档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请。
2.经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。
3.实物档案数字化过程中,应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实物档案。
4实物档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保实物档案的安全。
二、 数字化前处理
1.确定实物档案数字化对象的特征点；应对确定为数字化对象的实物档案完整数字化,不应遗漏特征点,确有不需要采集的特征点应加以标注。
2.对实物档案进行外观检查,对损坏严重或有其他情况不利于数字化加工的,应进行适度的加固、清洗等技术处理。技术处理应根据实物档案具体情况合理选择,并符合有关档案保护的规定。
3.检查实物档案的质量,对存在的问题进行记录。
4.记录实物档案编号、材质、外形等信息后进行下一步目录数据库建立。
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