我们都知道声像档案具有较强的形象性和直观性，可以以画面的形式生动地将档案展现给大家。而声像档案对社会有着直观的凭证作用；也是重要的科研和宣传素材和便捷的信息交流手段。那么声像档案在归档时注意的问题有以下九点。
一、声像档案的归档时间
自录音录像文件形成起 3 个月内向档案部门提交归档，最迟不能超过录音录像文件形成后的次年6月。
二、声像档案的归档方式
可采用在线和离线两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录像电子文件，以在线方式归档;记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体以离线方式归档。
三、声像档案的归档程序
1.按照 GB/T 18894一2016 中 8.1给出的电子文件归档程序和要求,实施录音录像文件及其元数据的归档,包括清点、鉴定、登记和填写《录音录像文件归档登记表》
2.采用在线方式归档的,应基于电子档案管理系统完成归档程序:以离线方式归档的,由交接双方借助专用计算机手工完成相关步骤。
3.清点、核实录音录像电子文件、原始载体及其记录或存储的录音录像文件、目录数据数量的一致性:清点、核实原始载体编号与标示、原始载体是否完好无损并可正常使用:清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量;
4.鉴定、检测录音录像电子文件格式、著录的规范性,录音录像电子文件、原始载体等是否感染计算机病毒;
5.以离线方式归档的,完成清点、鉴定工作后,应将录音录像电子文件及目录数据导入电子档案管理系统并挂接，建立录音录像文件与目录数据的一一对应关系;填《录音录像文件归档登记表》,办理归档手续。
四、声像档案的审核与档号编制
完成归档程序后,应对录音录像文件的整理、著录结果予以审核并确认,由电子档案管理系统按预设规则自动为录音录像档案编制档号。档号编制规则有两种,全宗号-档案门类代码，年度-保管期限代码-件号，全宗号-档案门类代码。保管期限代码-年度-件号
五、声像档案的命名
完成档号编制后,，应由电子档案管理系统自动使用档号为录音录像电子档案重新命名，同时更新计算机文件名元数据值。
六、声像档案的存储与备份
应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统,实施在线存储与近线备份、离线备份,开展日常管理和运行维护。具休要求按照 相关执行。
七、声像档案的转换和迁移
当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时,应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。
八、载体存放
1.应在档案库房配备档案柜等装具,对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外,录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合下列要求:
(a)应作防写处理避免擦、划、触摸记录涂层；
(b)应装盒,竖立存放,避免挤压；
(c)应远离强酸场、强热源，并与有害气体隔离。
2.保管环境温度选定范围:光盘 17℃~20℃,磁性载体 15 ℃~27℃,24 h 内温度变化分别不得超过±2 ℃、±2 ℃。相对湿度选定范围:光盘 20%~50%,磁性载体 40%~60%,24 h 内相对湿度变化不得超过士5%。
九、原始载体和离线备份载体检测
应对录音录像档案原始载体、离线备份载体做定期检测，当光盘参数超过三级预警线、硬磁盘出现异常情况时，应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新，建立管理台账并归档保存。具体要求按照 GB/T 18894一2016 的有关规定执行。
声像档案的产生和存在并不是孤立的。它与纸质载体的档案往往有着密切的联系，它们是相互依存、相互补充的。以上内容就是声像档案归档注意事项，需要的伙伴们建议收藏起来，以防找不到。
文章参考档案局官网，《录音录像档案规范》版权归原作者所有，如有侵权请联系随时进行删除！原文链接如下：
:https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/201912/5b3adc136d6c4428bca60517658ac8e9/files/09a2d7a9c936424e9ca8a68941692ac5.pdf
