按照国家档案局《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017）等的要求，结合用户实际需求和相关要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。
图像处理：
利用档案数字化工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
(1)污渍、黑边、偏斜处理
数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。
(2)全文字面的扫描密度
图像处理人员在进行处理前，扫描人员会根据不同原件的情况，提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式，如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，对手写过密的要对图像进行细致的修正，确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辨。
(3)粘帖页与表格
对粘帖页面的处理先用数字化加工软件系统进行自动处理，在扫描的同时消除粘帖重叠的曲线，不能自动处理的放大后人工处理。对字迹与表格线颜色深浅不一在扫描时进行细微调整后，图像处理时再进行局部调整。以确保数字档案的可阅读性。
(4)一般性文本流程图
提高图像扫描的分辨率，调整阀值、明亮度以及扫描方式，采用局部处理技术对图像进行修正。以确保数字档案浏览时辨认流程图的流程线。
(5)插图
档案中有插图的要在扫描时进行提高分辨率及相应调整，图文混排的页面不做拆分，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辨。
(6)照片页的处理
根据黑白或彩色图像对页面进行调整，对特殊照片的处理，必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。
