本标准依据DA/T 502014行业标准，规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求，本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
1.归档范围
1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。
1.1.1 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片。
1.1.2本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片。
1.1.3领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片1.1.4本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。
1.1.5 本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
1.2 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片
1.3记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片
1.4其他具有保存价值的数码照片。
2.保管期限
数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为 30 年和 10 年
3.归档时间
数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档,最迟在第二年 6 月底前完成归档,
4.归档要求
4.1 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件,不能对数码照片的内容和EXIF 信息进行修改和处理。
4.2 对反映同一内容的若干张数码照片,应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌,且主题鲜明,影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档张。
4.3归档的数码照片应为JPEG、TIFF 或 RAW 格式，推荐采用JPEG 格式。
4.4 归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。
4.5 数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
4.6 归档时,应参照 GB/T 18894-2002 对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
5.整理和著录
5.1分类和排列
5.1.1 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类5.1.2 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。
5.2 命名
普期照代高作利保体制照代 年度,片组号跌5扩展各、有然命名
5.2.1 整理过程中，应对数码照片文件进行重命名
5.2.2保管期限代码:分别用“YJ”“30”“10”代表永久、30 年、10 年。年度:为 4 位阿拉伯数字。
照片组号:为 4 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号张号:为 4 位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。示例:
2009 年某单位拍摄的一组 XX 工作会议的数码照片为本年度第一组照片,保管期限为“永久”,存储格式为JPEG，则该组第一张照片的文件名应为，YJ-2009-0001-0001.jpg
5.3著录
数码照片档案的著录项目见附录 A,建立数码照片档案目录数据库时可参见附录 B。
6.存储和保管
6.1 存储结构
数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹,在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹,并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。
示例:
某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区 D 盘根目录下,2009 年该单位拍摄的一组 XX工作会议的数码照片为 2009 年第一组照片,保管期限为“永久”,该组数码照片应存放在以下路径下:
D:数码照片档案VYN2009%0001V
6.2 存储载体
6.2.1 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上,本标准推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码
照片档案长期保存的存储载体。6.2.2 数码照片档案应存储为一式3 套，·套封存保管，一套供查阅利用，一·套异地保存。6.2.3 存储数码照片档案的载体应有专门的装具,且应在载体装具上粘贴标签,标签上注明载体套别(封存保管、查阅利用、异地保存)、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存人日期等。
6.3 保管
在线存储的数码照片档案的保管条件应符合 GB/T 2887一2011 的要求6.3,16.3.2 离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合 DA/T 15一1995 的要求。6.33离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合 DA/T 38 2008 的要求。
7.利用和鉴定销毁
7.1 利用
数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行,利用时应确保数码照片档案的信息安全。
7.2鉴定销毁
依据国家有关规定,对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。
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